Am Montag arbeitet der Manager von zu Hause aus, der Buchhalter aus einer anderen Stadt, und der Leiter öffnet die Dokumente zwischen den Meetings. Solange alle separate Dateien verwenden, gibt es kaum Probleme. Es wird schwieriger, wenn das Team eine gemeinsame Kundendatenbank, gemeinsame Ordner und ein Programm benötigt, das auf dem Bürocomputer installiert ist. Jemand wartet darauf, dass ein Kollege die aktualisierte Datei sendet, während jemand anders die Arbeit nicht beenden kann, weil der Computer im Büro ausgeschaltet wurde.
Ein virtueller Server hilft, einen Teil der Arbeitswerkzeuge an einem Ort zu sammeln. Die Mitarbeiter verbinden sich von ihren Computern aus und erhalten Zugang zu den Daten und Programmen, die sie für ihre Position benötigen. Lassen Sie uns untersuchen, was auf einen VPS-Server übertragen werden kann und wie ein solches Remote-Büro am Beispiel eines kleinen Teams organisiert werden kann.
Welche Aufgaben des Remote-Büros können auf VPS übertragen werden
VPS ist eine virtuelle Maschine mit einem eigenen Betriebssystem und zugewiesenen Ressourcen. Darauf können Dateien gespeichert, Programme ausgeführt und Zugriffsrechte für Mitarbeiter eingerichtet werden. Es ist wichtig, nicht mit der Auswahl des Tarifs zu beginnen, sondern mit der Beantwortung einer einfachen Frage: Was hindert das Team derzeit daran, von verschiedenen Orten aus zu arbeiten?
Wenn alle Dokumente auf dem Computer des Buchhalters liegen, kann der Server zum Speicherort für diese Dokumente werden. Wenn mehrere Mitarbeiter dasselbe Programm verwenden, kann es auf dem VDS-Server platziert werden, nachdem die Anforderungen des Entwicklers für diese Nutzung überprüft wurden. Und wenn für die Arbeit eine vertraute Windows-Oberfläche benötigt wird, können Remote-Desktops eingerichtet werden: Das Programm läuft auf dem Server, und der Mitarbeiter sieht das Fenster auf seinem Bildschirm.
Dies sind verschiedene Szenarien. Das Speichern von Dateien erfordert nicht, dass jeder Mitarbeiter auf den Desktop des Servers zugreift. Ebenso sollte die E-Mail, Videokonferenzen und alle anderen Dienste nicht nur deshalb auf VPS übertragen werden, weil der Server bereits gemietet ist. Es ist besser, ihm eine spezifische Aufgabe zu geben, die er für das Team ausführen soll.
Nehmen wir als Beispiel ein Unternehmen mit fünf Personen: einem Leiter, einem Buchhalter und drei Managern. Die Manager benötigen Materialien für Kunden und ein Arbeitsprogramm, der Buchhalter benötigt finanzielle Dokumente und ein Buchhaltungssystem, der Leiter benötigt Zugang zu beiden Bereichen. Lassen Sie uns die Option mit Windows VPS betrachten, auf dem die Dateien gespeichert und das benötigte Programm ausgeführt wird.
Schritt 1. Bestimmen Sie, was das Team benötigt
Bevor Sie den Server bestellen, notieren Sie, womit jede Person arbeitet. In unserem Beispiel benötigen die Manager und der Leiter Kundenprojekte, der Buchhalter und der Leiter finanzielle Dokumente. Der Buchhalter greift auf das Buchhaltungsprogramm zu, während der Leiter nur Berichte daraus benötigt. Diese Verteilung deutet sofort darauf hin, welche Zugriffsrechte benötigt werden.
Ermitteln Sie außerdem, wie viele Personen gleichzeitig arbeiten werden. Fünf Mitarbeiter im Team und fünf gleichzeitige Sitzungen bedeuten eine unterschiedliche Belastung. Achten Sie auch auf die Dateigröße: Einem Team, das Verträge und Tabellen speichert, wird weniger Speicherplatz benötigt als einem Team, das täglich Videos oder Layouts austauscht. Programme haben ihre eigenen Anforderungen an Prozessor, Speicher und Betriebssystem – diese sollten auf der Website des Entwicklers überprüft werden.
Zum Beispiel überträgt das Team derzeit Dokumente und das Buchhaltungsprogramm, während das CRM, das bereits im Browser läuft, dort bleibt, wo es ist.
Wenn die Arbeitsprogramme viele Ressourcen benötigen oder die Belastung ständig steigt, sollten Sie VPS mit einem dedizierten Server vergleichen. Letzterer stellt die Ressourcen einer gesamten physischen Maschine zur Verfügung, kostet aber mehr. Daher hängt die Wahl von den Anforderungen der Programme, der Anzahl der gleichzeitigen Benutzer und den Ergebnissen der Belastungsprüfung ab.
Schritt 2. Wählen Sie VPS und klären Sie die Bedingungen des Dienstes
Für unser Beispiel benötigen wir einen Server mit Windows Server, da das Team plant, mit einem Windows-Programm zu arbeiten. Wenn jedoch nur ein Dateispeicher oder eine Webanwendung benötigt wird, kann die Auswahl des Betriebssystems anders sein. Wählen Sie die Serverkonfiguration basierend auf den Anforderungen des Programms und der Anzahl der Personen, die es gleichzeitig nutzen werden.
Vor der Bestellung von VPS klären Sie beim Anbieter:
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ob die Windows-Lizenz im Preis des Servers enthalten ist;
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ob der Speicher, die Festplatte und andere Ressourcen später erhöht werden können;
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welche Backup-Optionen verfügbar sind;
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wer die Programme installiert und das System konfiguriert: der Anbieter oder der Kunde.
Der letzte Punkt kann leicht übersehen werden. Der Anbieter kann einen funktionierenden VPS bereitstellen, aber die Erstellung von Benutzerkonten, die Konfiguration von Zugriffsrechten und Sicherheit bleibt die Aufgabe des Unternehmens oder seines Systemadministrators.
Wenn mehrere Personen gleichzeitig auf den Remote-Desktop von Windows Server zugreifen, klären Sie bereits vor der Übertragung des Programms, wie die Remote Desktop Services konfiguriert werden und welche Lizenzen für Benutzer oder Geräte erforderlich sind. Der normale Administrationszugang zum Server ist nicht für die gesamte Teamarbeit vorgesehen.
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Schritt 3. Organisieren Sie den gemeinsamen Raum und Zugriffsrechte
Auf dem Server können zwei Hauptordner erstellt werden: «Kunden» mit Materialien zu Projekten und «Finanzen» mit Rechnungen und Berichten. Die Manager werden mit dem ersten arbeiten, der Buchhalter mit dem zweiten, und der Leiter hat Zugang zu beiden.
Nach der Erstellung der Ordner müssen Sie entscheiden, wie das Team mit ihnen und den Programmen arbeiten wird:
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Richten Sie die Zugriffsrechte ein. Erstellen Sie ein separates Benutzerkonto für jeden Mitarbeiter und öffnen Sie ihm nur die benötigten Materialien. Der Zugriff auf Dateien und das Recht, über den Remote-Desktop zuzugreifen, werden separat konfiguriert. Das Administratorkonto sollte für die Wartung des Servers reserviert bleiben.
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Überprüfen Sie die Arbeitsbedingungen der Programme. Klären Sie vor der Übertragung des Buchhaltungssystems oder eines anderen Programms, ob es die gleichzeitige Arbeit mehrerer Personen unterstützt und welche Lizenzen dafür erforderlich sind. Übertragen Sie es gemäß den Anweisungen des Entwicklers: Einfaches Kopieren des Ordners reicht möglicherweise nicht aus.
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Bestimmen Sie das Datum des Übergangs. Vereinbaren Sie, wann das Team aufhört, Dateien auf dem alten Computer zu bearbeiten, und beginnt, mit den Versionen auf VPS zu arbeiten. Andernfalls wird es bald zwei verschiedene Dokumentensätze geben.
Schritt 4. Schützen Sie die Verbindung und überprüfen Sie die Funktionalität
Mitarbeiter können Programme auf dem Server über den Remote-Desktop nutzen, und gemeinsame Dateien über den eingerichteten Dateizugriff. In beiden Fällen ist eine sichere Verbindung erforderlich, z. B. VPN oder Remote-Access-Gateway. Wo möglich, fügen Sie eine Multi-Faktor-Authentifizierung hinzu. Es ist nicht ratsam, RDP oder den Datei-Service für das gesamte Internet zu öffnen, nur um einen schnellen Start zu ermöglichen.
Vor dem Übergang des gesamten Teams überprüfen Sie einen typischen Arbeitstag: Lassen Sie den Manager und den Buchhalter gleichzeitig von ihren Computern aus einloggen, die benötigten Dokumente öffnen und die gewohnten Aktionen in den Programmen ausführen. So können Sie sehen, ob der Server über ausreichende Ressourcen verfügt und ob die Zugriffsrechte korrekt konfiguriert sind.
Backups sollten ebenfalls durch Aktion überprüft werden, nicht nur durch eine Meldung über die erfolgreiche Erstellung. Versuchen Sie, eine Testdatei wiederherzustellen, und überprüfen Sie für die Buchhaltungsdatenbank das vom Entwickler vorgesehene Wiederherstellungsverfahren. Kopien sollten getrennt von den Hauptdaten auf VPS gespeichert werden, damit ein Problem mit dem Server sie nicht gleichzeitig zerstört.
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Was hilft, Probleme nach dem Start zu vermeiden
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Bestimmen Sie einen Verantwortlichen für den Server. Es sollte klar sein, wer Mitarbeiter hinzufügt, Updates installiert, Backups überprüft und den Support kontaktiert. Dies kann ein Fachmann des Unternehmens oder ein Auftragnehmer sein.
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Bereiten Sie eine kurze Anleitung für das Team vor. Es reicht aus, zu zeigen, wie man sich verbindet, wo man Arbeitsmaterialien öffnet und an wen man sich im Fehlerfall wenden kann. Passwörter sollten in einem solchen Dokument nicht gespeichert werden.
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Planen Sie die Arbeit während eines Ausfalls. Wenn das Internet oder der Server vorübergehend nicht verfügbar ist, sollte das Team wissen, welche Aufgaben ohne ihn erledigt werden können und wer über die Wiederherstellung des Zugangs informiert.
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Überprüfen Sie die Ressourcen nach Änderungen im Team. Wenn Mitarbeiter, Programme oder große Datenbanken hinzugefügt werden, kann die ursprüngliche Konfiguration nicht mehr der Belastung entsprechen. Bewerten Sie die tatsächliche Nutzung des Servers, bevor Sie den Tarif erhöhen.
Bei VPS-UP können Sie einen virtuellen Server für Programme und die Anzahl gleichzeitiger Benutzer auswählen und vor der Bestellung die Bedingungen für Skalierung und Administration klären. Beginnen Sie mit einer Aufgabe, die das Team derzeit am meisten daran hindert, von verschiedenen Orten aus zu arbeiten. Wenn sie stabil auf VPS funktioniert, können Sie entscheiden, ob Sie die nächste übertragen möchten.