W poniedziałek menedżer pracuje z domu, księgowy — z innego miasta, a kierownik otwiera dokumenty między spotkaniami. Dopóki wszyscy korzystają z osobnych plików, problemów prawie nie ma. Trudniej staje się, gdy zespół potrzebuje jednej bazy klientów, wspólnych folderów i programu zainstalowanego na komputerze biurowym. Ktoś czeka, aż kolega wyśle zaktualizowany plik, a ktoś inny nie może dokończyć pracy, ponieważ komputer w biurze został wyłączony.
Wirtualny serwer pomaga zebrać część narzędzi roboczych w jednym miejscu. Pracownicy łączą się z nim ze swoich komputerów i uzyskują dostęp do danych i programów, które są im potrzebne w pracy. Zobaczmy, co można przenieść na serwer VPS i jak zorganizować takie zdalne biuro na przykładzie małego zespołu.
Jakie zadania zdalnego biura można przenieść na VPS
VPS — to wirtualna maszyna z własnym systemem operacyjnym i przydzielonymi jej zasobami. Można na niej przechowywać pliki, uruchamiać programy i konfigurować dostęp dla pracowników. Ważne jest, aby zacząć nie od wyboru taryfy, ale od odpowiedzi na proste pytanie: co obecnie przeszkadza zespołowi w pracy z różnych miejsc?
Jeśli wszystkie dokumenty znajdują się na komputerze księgowego, serwer może stać się miejscem ich przechowywania. Jeśli kilku pracowników korzysta z jednego programu, można go umieścić na serwerze VDS, sprawdzając wymagania dewelopera dotyczące takiego użycia. A gdy do pracy potrzebny jest znany interfejs Windows, można zorganizować zdalne pulpity robocze: program działa na serwerze, a pracownik widzi jego okno na swoim ekranie.
To różne scenariusze. Przechowywanie plików nie wymaga, aby każdy pracownik logował się na pulpit serwera. Również nie warto przenosić na VPS poczty, wideokonferencji i wszystkich innych usług tylko dlatego, że serwer został już wynajęty. Lepiej nadać mu konkretne zadanie, które ma wykonać dla zespołu.
Na przykład weźmy firmę z pięciu osób: kierownika, księgowego i trzech menedżerów. Menedżerowie potrzebują materiałów dla klientów i programu roboczego, księgowemu — dokumentów finansowych i systemu księgowego, a kierownikowi — dostępu do obu obszarów. Rozważmy opcję z Windows VPS, na którym będą przechowywane pliki i działał będzie potrzebny program.
Krok 1. Określ, co potrzebuje zespół
Przed zamówieniem serwera zapisz, z czym pracuje każda osoba. W naszym przykładzie menedżerowie i kierownik potrzebują projektów klientów, księgowy i kierownik — dokumentów finansowych. Księgowy loguje się do programu księgowego, a kierownikowi wystarczy otrzymywać z niego raporty. Taki podział od razu podpowiada, jakie dostępy będą potrzebne.
Osobno ustal, ile osób będzie pracować jednocześnie. Pięciu pracowników w zespole i pięć jednoczesnych sesji — to różne obciążenie. Zwróć również uwagę na rozmiar plików: zespołowi, który przechowuje umowy i tabele, potrzeba mniej miejsca na dysku niż zespołowi, który codziennie wymienia się wideo lub makietami. Programy mają swoje wymagania dotyczące procesora, pamięci i systemu operacyjnego — warto je sprawdzić na stronie dewelopera.
Na przykład, obecnie zespół przenosi dokumenty i program księgowy, a CRM, który już działa w przeglądarce, pozostawia tam, gdzie jest.
Jeśli programy robocze wymagają wielu zasobów lub obciążenie stale rośnie, warto porównać VPS z serwerem dedykowanym. Ten ostatni zapewnia zasoby całej fizycznej maszyny, ale kosztuje więcej. Dlatego wybór zależy od wymagań programów, liczby jednoczesnych użytkowników i wyników sprawdzenia obciążenia.
Krok 2. Wybierz VPS i ustal warunki usługi
Dla naszego przykładu potrzebny jest serwer z Windows Server, ponieważ zespół planuje pracować z programem Windows. Jeśli potrzebne jest tylko przechowywanie plików lub aplikacja internetowa, wybór systemu operacyjnego może być inny. Konfigurację serwera dobieraj według wymagań programu i liczby osób, które będą z niego korzystać jednocześnie.
Przed zamówieniem VPS upewnij się u dostawcy:
-
czy licencja Windows wchodzi w cenę serwera;
-
czy można później zwiększyć pamięć, dysk i inne zasoby;
-
jakie są opcje tworzenia kopii zapasowych;
-
kto instaluje programy i konfiguruje system: dostawca czy klient.
Ostatni punkt łatwo przeoczyć. Dostawca może zapewnić działający VPS, ale tworzenie kont, konfigurowanie dostępów i zabezpieczeń pozostanie zadaniem firmy lub jej administratora systemu.
Jeśli kilka osób jednocześnie otworzy zdalny pulpit Windows Server, jeszcze przed przeniesieniem programu ustal, jak będą skonfigurowane Usługi Pulpitu Zdalnego i jakie licencje są potrzebne dla użytkowników lub urządzeń. Zwykły dostęp administracyjny do serwera nie jest przeznaczony do pracy całego zespołu.
Czytaj także: VPS dla księgowości
Krok 3. Zorganizuj wspólną przestrzeń i prawa dostępu
Na serwerze można stworzyć dwa główne foldery: «Klienci» z materiałami projektowymi oraz «Finanse» z fakturami i raportami. Menedżerowie będą pracować z pierwszym, księgowy — z drugim, a kierownik będzie miał dostęp do obu.
Po utworzeniu folderów należy zdecydować, jak zespół będzie z nimi i programami pracować:
-
Skonfiguruj dostęp. Utwórz osobne konto dla każdego pracownika i otwórz mu tylko potrzebne materiały. Dostęp do plików i prawo logowania się przez zdalny pulpit konfiguruje się osobno. Konto administracyjne pozostaw do obsługi serwera.
-
Sprawdź warunki pracy programów. Przed przeniesieniem systemu księgowego lub innego programu ustal, czy wspiera on jednoczesną pracę kilku osób i jakie licencje są do tego potrzebne. Przenieś go zgodnie z instrukcją dewelopera: proste skopiowanie folderu może być niewystarczające.
-
Określ datę przejścia. Ustal, kiedy zespół przestaje edytować pliki na starym komputerze i zaczyna pracować z wersjami na VPS. W przeciwnym razie wkrótce pojawią się dwa różne zestawy dokumentów.
Krok 4. Zabezpiecz połączenie i sprawdź działanie
Pracownicy mogą korzystać z programów na serwerze przez zdalny pulpit, a ze wspólnymi plikami — przez skonfigurowany dostęp do plików. W obu przypadkach potrzebny jest zabezpieczony sposób połączenia, na przykład VPN lub brama dostępu zdalnego. Gdzie to możliwe, dodaj weryfikację wieloskładnikową. Otwieranie RDP lub usługi plikowej dla całego internetu dla szybkiego uruchomienia nie jest wskazane.
Przed przejściem całego zespołu sprawdź typowy dzień roboczy: niech menedżer i księgowy jednocześnie zalogują się ze swoich komputerów, otworzą potrzebne dokumenty i wykonają zwykłe czynności w programach. W ten sposób można zobaczyć, czy serwer ma wystarczające zasoby i czy dostęp jest poprawnie skonfigurowany.
Kopie zapasowe również należy sprawdzić w działaniu, a nie tylko na podstawie komunikatu o pomyślnym utworzeniu. Spróbuj przywrócić testowy plik, a dla bazy księgowej — sprawdź przewidzianą przez dewelopera procedurę przywracania. Kopie powinny być przechowywane oddzielnie od głównych danych na VPS, aby problem z serwerem nie zniszczył ich jednocześnie.
Czytaj także: Atak DDoS: metody ochrony serwerów i stron internetowych
Co pomoże uniknąć problemów po uruchomieniu
-
Wyznacz odpowiedzialnego za serwer. Musi być jasne, kto dodaje pracowników, instaluje aktualizacje, sprawdza kopie i kontaktuje się z pomocą techniczną. Może to być specjalista firmy lub wykonawca.
-
Przygotuj krótką instrukcję dla zespołu. Wystarczy pokazać, jak się połączyć, gdzie otwierać materiały robocze i do kogo pisać w przypadku błędu. Hasła w takim dokumencie nie przechowuj.
-
Przemyśl pracę w przypadku awarii. Jeśli internet lub serwer są tymczasowo niedostępne, zespół powinien wiedzieć, jakie zadania można wykonać bez niego i kto poinformuje o przywróceniu dostępu.
-
Przeglądaj zasoby po zmianach w zespole. Gdy dodawani są pracownicy, programy lub duże bazy danych, początkowa konfiguracja może przestać odpowiadać obciążeniu. Oceń rzeczywiste wykorzystanie serwera przed zwiększeniem taryfy.
W VPS-UP można dobrać wirtualny serwer pod programy i liczbę jednoczesnych użytkowników, a przed zamówieniem ustalić warunki skalowania i administracji. Zacznij od jednego zadania, które obecnie najbardziej przeszkadza zespołowi w pracy z różnych miejsc. Gdy będzie ono stabilnie działać na VPS, można zdecydować, czy przenieść następne.